Trao quyền mang lại lợi ích cho lãnh đạo lẫn nhân viên.
“Cách tốt nhất để một lãnh đạo tự giết mình chính là từ chối tìm hiểu phương thức, thời điểm và đối tượng để trao quyền và trách nhiệm.” – Cash Penney, nhà sáng lập công ty J.C. Penney
Sự thật và tính xác đáng trong câu trích dẫn trên là
không thể phủ nhận được. Các quản lý và giám đốc chịu trách nhiệm giám sát rất nhiều nhân viên, các kế hoạch chiến lược và quy trình của công ty. Không có cách nào để họ có đủ thời gian để tham gia vào mọi công việc trong công ty. Công tác trao quyền và trách nhiệm nếu được thực hiện đúng sẽ mang lại lợi ích cho tất cả những người có liên quan. Nó cho các giám đốc cơ hội để giảm bớt công việc và cho nhân viên cơ hội để làm công việc mới. Trong tiếng Anh có ba từ để phân biệt cách giao việc cho nhân viên bao gồm: delegate, assign và dump.
– “Delegate” là hình thức chuyển giao quyền từ cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn trong một công ty.
– “Assign” là việc một quản lý phân công cho nhân viên các nhiệm vụ trong phạm vi chức vụ của nhân viên mà họ phải biết cách thực hiện.
– “Dump” là từ để chỉ việc giao những công việc “đáng ghét” cho những nhân viên không được thuê để đảm nhận chúng.
Mỗi vị trí đều đi kèm với một số công việc hành chính nào đó. Nếu bạn cảm thấy mình phải ôm quá nhiều các công việc này, hãy xem xét việc tuyển thêm một trợ lý cho việc này. Việc trao quyền và trách nhiệm hiếm khi được đề cập rõ ràng trong bảng mô tả công việc cho quản lý và giám đốc, nhưng nó cũng quan trọng như bất kỳ nhiệm vụ nào khác trong công việc.
Dưới đây là bốn dấu hiệu bạn cần trao công việc tốt hơn cho nhân viên:
1. Bạn luôn làm về muộn
2. Bạn liên tục hoàn thành công việc trễ thời hạn.
3. Bạn luôn cảm thấy bị áp lực
4. Chất lượng công việc của bạn giảm sút
Một khi bạn chấp nhận rằng mình đang ôm đồm quá nhiều việc, bạn cần xác định bạn có thể trao lại môt số quyền hạn và trách nhiệm công việc cho những ai. Không phải tất cả mọi công việc đều có thể giao lại được. Một số quyết định như việc chi tiêu ngân sách phải thuộc phạm vi quyết định của giám đốc. Hãy xem xét các công việc của bạn để quyết định công việc nào có thể giao lại được cho người khác. Sau đó, hãy nghĩ xem nhân viên nào phù hợp nhất với mỗi công việc đó.
Ví dụ: nếu bạn cần nghiên cứu xu hướng thị trường và bạn biết rằng một nhân viên nào đó của bạn đặc biệt thông thạo việc này thì hãy giao công việc cho người đó. Cách làm này đảm bảo công việc được hoàn thành chính xác và nhân viên của bạn có cơ hội để tỏa sáng. Giờ là thời điểm thực sự để giao lại các công việc. Giao tiếp rất quan trọng ở giai đoạn này. Bạn cần phải trình bày rõ ràng về chi tiết công việc, bạn muốn công việc được thực hiện ra sao và thời hạn là khi nào. Nếu bạn muốn nhân viên thực hiện công việc bằng những phương pháp mới và sáng tạo thì hãy nói với họ. Hãy khuyến khích nhân viên của bạn đặt câu hỏi để làm rõ về công việc. Đừng bao giờ giao quá nhiều công việc cùng một lúc. Chuyên gia tư vấn Bill Zipp so sánh việc này giống như kiểu đột kích bất ngờ – người nhân viên sẽ cảm thấy bị tấn công với hàng dài danh sách những công việc cần làm. Công việc không kết thúc khi bạn đã giao lại công việc. Hãy đặt lịch hẹn để trao đổi về công việc với nhân viên và theo dõi tiến độ của họ. Bạn sẽ không muốn làm nhân viên đó cảm thấy ngột ngạt nhưng bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nhân viên làm kịp tiến độ. Hãy nhớ rằng, kết quả sau cùng vẫn do bạn chịu trách nhiệm. Sau cùng, nhưng cũng là điều quan trọng nhất, hãy cảm ơn nhân viên của bạn. Nếu bạn thấy ấn tưc với những gì họ đã làm, hãy nói với họ. Cảm ơn họ vì đã sẵn sàng đảm nhận công việc quan trọng đó. Hãy cho họ biết rằng công việc của họ góp phần vào các mục tiêu lớn của công ty. Nếu bạn có công việc nào khác liên quan trong thời gian tới, hãy thảo luận các cơ hội tương lai để người nhân viên có thể góp sức.Lợi ích hiển nhiên từ việc trao lại quyền và trách nhiệm chính là các giám đốc có thể có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung của mình vào việc lập kế hoạch và chiến lược dài hạn. Nhưng việc này đồng thời cũng mang lại lợi ích cho các nhân viên. Khi được trao quyền, họ có thể phát triển thêm các kỹ năng mới. Nó cũng giúp nâng cao sự gắn kết và tinh thần làm việc của nhân viên, góp phần vào thành công của công ty.
Nguồn: Profiles International